Contouren van het UBO-register inzichtelijk gemaakt

In een eerder nieuwsbericht werd stilgestaan bij de invoering van het UBO-register. Inmiddels heeft minister Dijsselbloem van Financiën mede namens minister Van der Steur van Veiligheid en Justitie en minister Kamp van Economische Zaken in een brief aan de Tweede Kamer de mogelijke contouren van het in te voeren UBO-register duidelijk gemaakt.

Met het UBO-register wordt beoogd accurate en actuele informatie over uiteindelijke belanghebbenden (de UBO’s) inzichtelijk te maken. Deze informatie is belangrijk in verband met het opsporen van criminaliteit; criminelen pogen immers hun identiteit middels vennootschappelijke structuren zo veel mogelijk verborgen te houden. Om deze reden volgt uit de vierde Europese anti-witwasrichtlijn de verplichting voor iedere EU-lidstaat om op uiterlijk 26 juni 2017 een centraal UBO-register in te stellen. Genoemde richtlijn geeft op hoofdlijnen de eisen aan waaraan het UBO-register minimaal moet voldoen. De verdere uitwerking hiervan dient op nationaal niveau plaats te vinden. Hieronder zullen enkele aspecten van deze uitwerking, zoals te kennen uit genoemde brief van de ministers, behandeld worden.

Van welke entiteiten dienen de UBO’s te worden geregistreerd?

De ministers willen hierbij zoveel mogelijk aansluiten bij de entiteiten zoals genoemd in de Handelsregisterwet 2007. Dit betekent onder meer dat geregistreerd dienen te worden de UBO’s van de besloten vennootschap, naamloze vennootschap, stichting, vereniging, rederij, coöperatie, kerkgenootschap en de onderlinge waarborgmaatschappij. 

Wie krijgt toegang tot het register?

De richtlijn geeft zowel de mogelijkheid van een openbaar register als de mogelijkheid van toegang voor in ieder geval drie categorieën gebruikers, te weten bevoegde autoriteiten van de Financial Intelligence Unit-Nederland (FIU-NL), meldingsplichtige instellingen in het kader van cliëntenonderzoek (bijv. banken, beleggingsinstellingen, accountants, notarissen en advocaten) en alle personen en of organisaties die een legitiem belang kunnen aantonen dat verband houdt met het bestrijden van witwassen en financieren van terrorisme en daarmee verband houdende delicten zoals corruptie, fiscale misdrijven en fraude.

De ministers stellen het UBO-register openbaar te willen maken. Zo zou de optie van toegang voor genoemde drie categorieën gebruikers niet betekenen dat de toegankelijkheid beperkt zou zijn. Daarnaast zou door de wijze waarop de categorieën zijn omschreven, een en ander slecht controleerbaar en uitvoerbaar zijn en zou het hoge lasten met zich brengen voor zowel de beheerder als de gebruikers van het register.

Wel wordt de keuze om het register openbaar te maken, gekoppeld aan vier privacywaarborgen: zo zal iedere gebruiker worden geregistreerd, zal een vergoeding verschuldigd zijn voor inzage, krijgen andere gebruikers dan specifiek aangewezen gebruikers slechts beperkt inzage in de gegevens over de UBO en ingeval een risico zou bestaan op kidnapping, chantage, geweld of intimidatie zal steeds per individueel geval een nauwkeurige beoordeling worden gemaakt van de risico’s en kan bepaalde informatie over de UBO eventueel afgeschermd worden. 

Welke informatie wordt verstrekt?

Het voornemen inzake de beperkte inzage (voor andere gebruikers dan specifiek aangewezen gebruikers) in de gegevens over de UBO ziet op de volgende set van zes gegevens: naam, geboortemaand, geboortejaar, nationaliteit, woonstaat en aard en omvang van het door de UBO gehouden economisch belang. Deze gegevens betreffen het minimum dat de richtlijn voorschrijft en waarvan de lidstaten dan ook niet kunnen afwijken. Dat enkel deze zes gegevens beschikbaar worden gemaakt over een UBO, betekent dat meldingsplichtige instellingen (Wwft-instellingen) niet alle informatie die zij nodig hebben uit het UBO-register kunnen halen. Deze instellingen dienen, om aan hun wettelijke verplichtingen te voldoen, meer informatie (bijv. adresgegevens) te verzamelen en in hun eigen administratie te bewaren. In aanvulling op de beperkte set gegevens worden aan bepaalde autoriteiten die geheimhoudingsverplichtingen hebben, gegevens verstrekt die relevant zijn in het kader van hun taak (toezicht, opsporing). Het gaat hierbij onder meer om de volgende gegevens: geboortedag, -plaats en -land, adres, BSN en documentatie waarmee wordt onderbouwd waarom een persoon de status van UBO heeft alsmede de omvang van het daarbij horend (economisch) belang.

Wie dient informatie aan te leveren aan het UBO-register?

Vennootschappen en andere juridische entiteiten dienen aan het register UBO-informatie aan te leveren die toereikend, accuraat en actueel is. UBO’s krijgen de verplichting hieraan hun medewerking te verlenen. Om het register niet enkel te laten steunen op zelfrapportage, krijgen meldingsplichtige instellingen de verplichting om geconstateerde verschillen met het UBO-register door te geven aan de beheerder van het register. Daarnaast kunnen autoriteiten die een rol hebben in het bestrijden van witwassen, financieren van terrorisme of andere vormen van financieel-economische criminaliteit,  afwijkende gegevens doorgeven aan de beheerder. De beheerde beslist aan de hand van de beschikbare gegevens welke UBO-informatie in het register wordt vermeld. 

Beheerder UBO-register

Aangezien de Kamer van Koophandel interesse heeft geuit om het register te beheren, zal met de Kamer van Koophandel verder verkend worden op welke wijze voldaan kan worden aan de eisen die de richtlijn stelt aan het UBO-register. Tevens zal een inschatting van de gemoeide kosten worden gemaakt.  Een meerwaarde van het onderbrengen van het register bij de Kamer van Koophandel zal gelegen zijn in het feit dat handelsregisterinformatie en UBO-informatie op één plek beschikbaar zullen zijn.

Kortom, hoewel daadwerkelijke invoering van het UBO-register thans nog geen feit is, is wel inzichtelijk langs welke contouren de regering voornemens is om invulling te geven aan de uit de richtlijn voortvloeiende verplichting om een UBO-register in te stellen. Thans zal met organisaties het gesprek worden aangegaan over de verdere invulling hiervan. De advocaten van Vink & Partners Legal and Tax volgen deze laatste ontwikkelingen op de voet en nemen deze vanzelfsprekend mee in hun advisering richting cliënten.  

Door: Pedro Contreras